+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Правильная регистрация входящих и исходящих документов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ролик «Входящие и исходящие документы в 1С:Документооборот»

Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Этот процесс в программе называется делопроизводством. Эти бумаги и файлы не остаются на месте — они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии.

Эти процессы называются документооборотом — обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам. Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается.

Документооборот компании в программе 1С — это наиболее точный способ ведения внутреннего учета. Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление — возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:.

Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру станет исходящим документом , она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе.

По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.

В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу. Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса.

Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам. Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:. В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания — регистрация.

Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником чаще секретарем после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами.

До этого документация существует традиционно только на бумаге. Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С. Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов.

В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги. Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:. В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями.

Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании. Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным.

Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные. В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер.

Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой. Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1.

Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании.

Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь. Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Но это не все функции карточки — в ней есть несколько вкладок:. Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации.

Записываются все действия сотрудников — в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки. Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:. Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов.

Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках — вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику. Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения. Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Помощь специалиста 1С Прочитать позже. Антикризисный комплект для удаленной работы за 10 р. Антикризисный комплект — набор сервисов для организации удаленной работы на дней.

Подробнее Заказать. Понравилась статья? Поделитесь с друзьями! Нет времени читать? Пришлем вам на почту! Заказать бесплатную консультацию эксперта! Заказать звонок. Авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий Используйте свой аккаунт в социальных сетях, чтобы оставить комментарий или отзыв!

Читайте также. Будь в курсе! Наши специалисты работают!

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:.

Регистрация входящих документов

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде.

Основы защищенного делопроизводства: Методическое пособие. Часть 1

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов.

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный в отличие от приказов и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, то есть сводной номенклатурой дел см. Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого каждой организацией самостоятельно например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.

Правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

.

.

.

Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов. Работа Основу правильной организации работы с документами составляет четкое Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью пер-.

Глава 1. Документооборот

.

Регистрация входящих документов

.

Делопроизводство в 1С

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2021 getgamez.ru